هر مصوبه دانشگاه باید صاحب، زمان و خروجی مشخص داشته باشد

دکتر شعله شاه‌غیبی دوشنبه ۲۶مردادماه در جلسه هیئت‌رئیسه دانشگاه علوم پزشکی کردستان و در ادامه سلسله «دستورات ویژه هفتگی» خود، بر ضرورت تقویت مدیریت برنامه‌محور، پایش مستمر برنامه‌های عملیاتی و ساماندهی فرآیند ثبت و پیگیری مصوبات تأکید کرد.

وی با اشاره به نقش برنامه‌ریزی در تحقق اهداف دانشگاه و نظام سلامت اظهار کرد: برنامه عملیاتی نباید صرفاً یک فرآیند اداری یا مجموعه‌ای از شاخص‌ها باشد، بلکه باید به‌عنوان نقشه حرکت دانشگاه برای تبدیل اهداف و سیاست‌ها به اقدام و نتیجه مورد استفاده قرار گیرد.

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان افزود: هر واحد باید جایگاه و ارتباط خود با برنامه عملیاتی دانشگاه را به‌طور دقیق مشخص کند و اهداف، اقدامات، شاخص‌ها، مسئول اجرا و زمان‌بندی تحقق برنامه‌ها برای مدیران و کارشناسان مربوطه روشن باشد.

شاه‌غیبی، پایش مستمر برنامه‌های عملیاتی را از الزامات مدیریت اثربخش دانست و گفت: معاونان، مدیران و مسئولان هر حوزه باید شخصاً وضعیت برنامه‌های مرتبط با حوزه مسئولیت خود را رصد کنند و میزان تحقق برنامه‌ها نباید تنها در زمان ارزیابی‌ها مورد توجه قرار گیرد.

وی ادامه داد: مدیران با پایش منظم باید فاصله میان برنامه و عملکرد را در مراحل ابتدایی شناسایی کرده و با اتخاذ تدابیر اصلاحی، زمینه تحقق حداکثری برنامه‌ها را فراهم کنند.

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان خاطرنشان کرد: مدیریت برنامه‌محور به این معناست که مدیر پیش از رسیدن یک شاخص به مرحله ارزیابی، از وضعیت آن اطلاع داشته باشد و برای بهبود عملکرد اقدام کند.

شاه‌غیبی در بخش دیگری از سخنان خود با تأکید بر ضرورت تنظیم دقیق صورت‌جلسات، اظهار کرد: صورت‌جلسه نباید صرفاً گزارشی از مباحث مطرح‌شده در یک نشست باشد، بلکه باید به سندی روشن برای اجرای تصمیمات تبدیل شود.

وی افزود: موضوع مصوبه، اقدام مورد انتظار، مسئول یا مجریان اصلی و زمان‌بندی اجرا باید در صورت‌جلسات به‌صورت شفاف درج شود تا امکان پیگیری و ارزیابی تصمیمات فراهم باشد.

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان تصریح کرد: هر مصوبه باید صاحب، زمان و خروجی مشخص داشته باشد و تعیین مسئول اجرا و مهلت انجام کار، زمینه پاسخگویی و ارزیابی عملکرد را فراهم می‌کند.

وی همچنین بر تعیین زمان مشخص برای پیگیری مصوبات تأکید کرد و گفت: در موضوعاتی که نیازمند پیگیری مرحله‌ای هستند، باید از ابتدا زمان بررسی مجدد تعیین شود و در صورت ضرورت، تاریخ جلسه بعدی برای ارائه گزارش پیشرفت و تعیین تکلیف موضوع مشخص شود.

شاه‌غیبی با بیان اینکه تصمیم‌گیری پایان کار نیست، بلکه آغاز فرآیند اجراست، اظهار کرد: ارزش واقعی جلسات مدیریتی زمانی مشخص می‌شود که تصمیمات به اقدام و اقدامات به نتیجه منجر شوند.

وی تأکید کرد: چرخه «برنامه‌ریزی، تصمیم‌گیری، اجرا، پایش، ارزیابی و اصلاح» باید به‌صورت مستمر در تمام سطوح مدیریتی و اجرایی دانشگاه دنبال شود و هیچ برنامه یا مصوبه‌ای نباید بدون تعیین تکلیف و پیگیری تا حصول نتیجه باقی بماند.

رئیس دانشگاه علوم پزشکی کردستان خاطرنشان کرد: این رویکرد تنها به یک حوزه مدیریتی محدود نمی‌شود و باید از معاونت‌ها و مدیریت‌های ستادی تا واحدهای تابعه و مراکز ارائه‌دهنده خدمات سلامت مورد توجه قرار گیرد.

وی در پایان گفت: دانشگاه برای تحقق اهداف خود به مدیریتی دقیق، برنامه‌محور، مسئولانه و نتیجه‌گرا نیاز دارد و هر یک از مدیران و کارکنان متناسب با جایگاه و مسئولیت خود در تحقق این هدف نقش دارند.

*